Seja para fazer uma visita a cliente ou para participar de eventos, as viagens à trabalho são bastante comuns em empresas dos mais diversos setores. Controlar tais gastos é, portanto, mais uma tarefa de organização financeira que exige muita atenção do gestor comercial.

Você já se deparou recebendo uma série de planilhas em Excel e gastando um tempo enorme conferindo caso a caso? Será que o valor de almoço está correto ou dentro do valor máximo estabelecido pela empresa? Pois é, esta é uma realidade mais comum do que se imagina. É justamente por isto que se gasta muita energia em conferências, revisões, alterações e discussões com a equipe sobre o relatório apresentado.

Existem inúmeras maneiras de minimizar esse desperdício de tempo e dinheiro, sendo que o mais importante é adotar um modelo! Independente do formato, é essencial que a regra seja simples e objetiva, defina claramente os tipos de despesas e seus respectivos valores reembolsáveis. Deixe claro os valores máximos permitidos para cada tipo de despesa ou então o valor da diária, já considerando alimentação, transporte e hospedagem.

Para evitar discussões entre a equipe, procure manter uma regra única para todo mundo, isto facilitará a comunicação e ajustes futuros. Contudo, atenção, pois sabemos da diferença de valores entre cidades ou regiões.

Exemplo: O custo de estacionamento para um vendedor na cidade de São Paulo é bem maior do que o custo de estacionamento em uma pequena cidade do interior do estado. Veja que o vendedor de São Paulo consegue atender mais clientes em uma única cidade, já o vendedor do interior provavelmente precisará visitar mais cidades para conseguir atender o mesmo volume de clientes, ou seja, terá mais custos de combustível e hospedagem.

Em grande parte das empresas que tenho passado, o gestor comercial dispõe de 2 maneiras para controlar os gastos de viagem. São eles:

- Reembolso: Neste caso o funcionário pode receber um adiantamento ou então utilizar-se de recursos próprio para que após a viagem ele apresente as notas fiscais e recibos para prestação de contas. Ou seja, o valor reembolsado é exatamente igual ao valor gasto.

- Diárias: Neste caso o valor é previamente definido e pago ao trabalhador por dia. O vendedor não precisa prestar contas com a empresa e pode organizar seus gastos da forma que entender mais eficiente. Os valores das diárias devem ser programados para que sejam suficientes para cobrir todos os custos do vendedor.

Cabe lembrar que a tecnologia atual permite que as empresas utilizem de cartões de créditos corporativos, cartões de abastecimentos pré-pagos, cartões alimentação e até convênio com hotéis e outros estabelecimentos. Porém, estas práticas apenas facilitam o processo de pagamento do reembolso, mas ainda é preciso que o vendedor preste conta de tudo que ele gastou. 

Não queremos ter surpresas desagradáveis na hora de fechar o caixa mensal, certo? Então faça uma boa previsão dos custos de viagens da sua equipe. Converse com o colaborador que viajará e preveja quais serão os gastos gerais durante o tempo fora, isto é uma boa alternativa para antecipar as despesas vindouras. Uma dica, estimule que sua equipe pesquise os melhores preços de hotéis e transporte aéreo, isto também contribui para a otimização do investimento.

A UpWay CRM conta com uma nova ferramenta para controle de despesas de viagens que te ajudará muito, seja você um vendedor ou gestor!

Dentro desta plataforma o gestor consegue em poucos cliques observar de perto, com muito mais agilidade e comodidade, quais são os gastos da equipe e também comparar os de cada um.

Para o vendedor, através do aplicativo de celular, ele lança todas as despesas referentes a viagem, sem a necessidade de fazer relatórios extensos posteriormente e sem a necessidade de acumular notas e mais notas referentes a esses gastos.

Outro ponto interessante da ferramenta é o controle da quilometragem rodada de carro. Este módulo permite a digitação do KM inicial e final de cada dia, com o respectivo cálculo do consumo médio de cada veículo.

Essa é a UpWay sempre inovando para melhor atendê-los! Conheça um pouco mais de nosso software e tenha ótimos resultados com sua equipe comercial!

Um abraço!